Fondation Hôtel-Dieu de Lévis

Offre d’emploi : Coordinateur·rice des opérations

14 février 2025

L’ORGANISATION

Fondée en 1980, la Fondation Hôtel-Dieu de Lévis joue un rôle clé dans le développement du centre hospitalier Hôtel-Dieu de Lévis. À travers ses activités, elle soutient la recherche, participe à la réalisation de projets de modernisation innovants et permet le développement de nouveaux services destinés à la clientèle hospitalière de l’Hôtel-Dieu de Lévis. La Fondation s’apprête à lancer la plus grande campagne majeure de son histoire.

Les activités de la Fondation s’appuient sur une équipe engagée et des valeurs telles que le respect, la bienveillance, l’intégrité, l’empathie et la neutralité afin de mener des projets inspirants et innovants qui visent l’excellence des soins et des services de l’Hôtel-Dieu de Lévis.

LE RÔLE DANS L’ORGANISATION

Relevant de la direction générale adjointe, le·la coordinateur·rice des opérations joue un rôle clé en soutenant et en coordonnant les activités opérationnelles quotidiennes de l’organisation. Doté·e d’une grande rigueur, d’un excellent sens de l’organisation, d’habiletés et de connaissances avancées afin d’utiliser des outils, équipements ou logiciels informatiques, la personne titulaire du poste assume une variété de responsabilités administratives, tant à l’interne qu’à l’externe. Grâce à sa débrouillardise et à son esprit d’équipe, elle contribue activement au succès de la Fondation et à l’efficacité de ses opérations dans un environnement dynamique où les échéanciers et les priorités évoluent constamment. En collaboration avec ses collègues, la personne titulaire participera activement à la préparation et au déploiement de la prochaine campagne majeure qui sera la plus grande de nos histoires.

Plus spécifiquement, les principales responsabilités de la personne titulaire sont :

Soutien administratif et organisationnel

  • Gérer l’agenda, les déplacements et les communications de la direction générale ;
  • Rédiger les procès-verbaux des rencontres du conseil d’administration et des comités découlant du conseil et assurer les dépôts dans le logiciel IDSide ;
  • Planifier et assurer la préparation matérielle et logistique des réunions (conseil d’administration, comités, etc.) ;
  • Participer à la mise à jour des différents documents administratifs du conseil d’administration et des procédures internes en collaboration avec les différents services ;
  • Soutenir la conseillère aux événements et communications dans l’organisation de rencontres internes et externes et dans l’organisation logistique des événements le jour J et la semaine précédant l’événement ;
  • Coordonner et assurer le déploiement des campagnes grand public annuelles ainsi que des loteries.

Appui à la campagne majeure 2025-2030

  • Organiser les rencontres liées à la campagne et prendre en charge la logistique et les suivis s’y rapportant ;
  • Veiller à la prise de rendez-vous des rencontres donateurs ;
  • Effectuer des recherches sur le profil des donateurs ;
  • Personnaliser les documents de sollicitation des équipes de sollicitation ;
  • Maintenir à jour les listes, de prospections, d’engagements de dons et de suivis de la reconnaissance des donateurs de la campagne majeure dans la base de données ;
  • Apporter un support logistique à l’équipe des dons majeurs et planifiés dans les suivis notamment des dons par actions, des successions et création des tâches d’appel de remerciement ;
  • Participer à la préparation et à la révision des protocoles d’entente de don ;
  • Gérer la mise en œuvre des plans de reconnaissance personnalisés des donateurs.

Gestion des listes et production de rapports

  • Veiller au maintien de l’intégrité des données sur notre CRM (Prodon) ;
  • Accompagner les membres de l’équipe dans leur utilisation du CRM et traiter les demandes de rapport concernant les données ;
  • Participer à la segmentation de la base de données pour la création et le suivi des listes de sollicitation des campagnes de masse (campagnes de sollicitation des individus, infolettres, événements ou autres projets ad hoc) ;
  • Produire et analyser les listes de données extraites du CRM pour aider la Fondation à établir des priorités ;
  • Produire des rapports spécialisés et confidentiels (données statistiques, mise en page et graphiques) ;
  • Assurer la mise à jour des indicateurs de performance des objectifs annuels ;
  • Coordonner la préparation de nos listes de donateurs annuels pour le rapport annuel et nos murs de reconnaissance.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

  • Être reconnu·e pour sa proactivité, son implication et son esprit d’équipe ;
  • Habiletés et connaissances avancées afin d’utiliser des outils, équipements ou logiciels informatiques spécialisés de façon optimale (maximisation des fonctionnalités des logiciels, déploiement de nouvelles fonctionnalités) et être la personne-référence au sein de l’organisation pour ces outils et/ou logiciels technologiques ;
  • Avoir la capacité à structurer, organiser, coordonner et prioriser les actions à entreprendre ;
  • Détenir de bonnes habiletés relationnelles et communicationnelles tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Faire preuve d’adaptabilité, d’autonomie et de jugement dans la prise de décisions quotidiennes.

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Détenir un diplôme de premier cycle universitaire en administration, marketing ou toute autre formation pertinente, ou un diplôme d’études collégiales en bureautique, administration et gestion combiné à cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire ;
  • Avoir un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un rôle de soutien opérationnel ;
  • Posséder une connaissance intermédiaire des systèmes de gestion de données tels que ProDon ;
  • Démontrer une bonne maîtrise de la langue française ;
  • Posséder de bonnes capacités de recherche, d’analyse, de synthèse et de communication (orale, écrite, graphique) ;
  • Démontrer une expérience avec des conseils d’administration (un atout) ;
  • Posséder des connaissances de base du milieu philanthropique (un atout).

Voici ce que la Fondation HDL vous offre :

  • Poste permanent et horaire flexible de 35 h (politique de télétravail hybride) ;
  • Salaire concurrentiel, à discuter selon expérience ;
  • 4 semaines de vacances après 12 mois ;
  • 7 journées de maladie ;
  • Assurances collectives ;
  • Régime de retraite simplifié ;
  • La chance de faire une différence dans la vie de nos patient·e·s et leur famille ;
  • Être aux premières loges et constater ce que vos efforts apportent comme bienfaits à la communauté.

DÉPÔT DE CANDIDATURE

Vous pensez avoir le profil pour vous joindre à l’équipe de la Fondation ?

  • La date limite pour déposer votre candidature est le 2 mars 2025 à 23 h 59 ;
  • Vous devez envoyer votre CV et une lettre de motivation à l’attention de fhdl.rh.cisssca@ssss.gouv.qc.ca ;
  • Seules les personnes sélectionnées pour les entrevues seront contactées.